Hvordan gjennomføre en effektiv konferanse

I det vitenskapelige og forretningsmessige miljøet er konferansen en av de mest effektive kommunikasjonsmåtene. En slik hendelse lar deg oppsummere den akkumulerte opplevelsen om emner av interesse, bli kjent med nye utviklinger i bransjen, for å etablere interessante forhold. Som regel er en konferanse i stor skala og krever derfor nøye forberedelser.

Du trenger det

• - lokaler;

• - mikrofon;

• - videoprojektor;

• - skrivesaker;

• - vann og snacks.

Bruksanvisning

1

Lag en konferanseplan. Det skal inneholde mål og mål, en tidsplan for rapporter, antall deltakere, nødvendig materiell og tekniske ressurser, et estimat for arrangementet.

2

Bestem deg for sted og tidspunkt for konferansen. Velg et romslig rom som har plass til et stort antall gjester. Finn ut på forhånd om det er mulig å koble til nødvendig utstyr i dette rommet. Når det gjelder tiden, må du huske å ta hensyn til deltakernes interesser og ansettelser. For eksempel kan en studentkonferanse, planlagt fredag ​​kveld, føre til en ekstremt negativ holdning, fordi unge mennesker er vant til å hvile eller dra hjem på dette tidspunktet.

3

Lær i detalj temaet for konferansen. Dette er nødvendig for å bestemme rapportenes relevans og vitenskapelige betydning. For å gjøre konferansen dynamisk og ikke kjedelig, bør du vurdere skarpe, lite studerte og kontroversielle spørsmål. Be foredragsholdere å formulere sine synspunkter på utvalgte saker.

4

Lag en plan for høyttalerpresentasjoner. Tildel 30-40% av tiden til selve rapportene, og bruk resten til diskusjon. Det er en livlig og interessant debatt som gjør konferansen effektiv. Utarbeide en forskrift på en slik måte at det ene problemet logisk flyter inn i det neste og blir gjenstand for diskusjon.

5

Ta vare på materialet og den tekniske basen. Du trenger kanskje en interaktiv tavle, en projektor med en skjerm, en datamaskin, en mikrofon, et klaffdiagram med avrivningsark, skrivesaker. Når du forbereder deg til konferansen, sjekk på forhånd lyden, bruken av videoutstyret. Legg ut mapper med planen for arrangementet og de viktigste sammendragene av rapportene på bordene for deltakerne.

6

Gi beskjed til deltakere og gjester på konferansen om det kommende arrangementet. Foredragsholdere må gjennomgå en obligatorisk forhåndsregistreringsprosedyre. Hvis konferansen er stor nok, ikke glem å invitere representanter for pressen og fotografer.

Nyttige råd

Hvis konferansen varer lenge nok, tenk på drikke og mat. Du kan legge vannflasker på bordet for hver deltaker. I pausen kan gjestene nyte varm drikke og snacks i bufféstil.